Hoe Om ‘n Professionele E-pos Op Te Stel

Hoe Om ‘n Professionele E-pos Op Te Stel

  • ‘n Professionele e-pos se struktuur verskil van ‘n alledaagse e-pos.
  • Professionele e-poste sal ‘n goeie indruk skep op die ontvanger en wys reeds dat jy weet hoe om jouself oor te dra.
  • Jou professionele e-pos moet ‘n onderwerpreël, groet, liggaam, aanhegsels en jou e-pos handtekening insluit.

Die skryf van e-pos is ‘n taak waarmee die meeste van ons vertroud is. Dit is een van die maklikste maniere om te kommunikeer en word byna oral gebruik.

Dit is egter ook belangrik om te weet hoe jy ‘n professionele e-pos moet struktureer en weet dat dit anders is as ‘n alledaagse e-pos. Hier is ‘n paar wenke oor die strukturering van professionele e-posse.

Hoekom Is Dit Belangrik?

Professionele e-posse is belangrik in verskeie omstandighede, soos:

  • Kommunikasie binne in ‘n besigheid.
  • Kommunikasie met moontlike werkgewers.
  • Wanneer jy met kliënte kommunikeer.
  • Wanneer jy nuwe kliënte probeer kry.

Die doel is om ‘n bondige boodskap te stuur met ‘n goeie struktuur.

Die Struktuur Van ‘n Professionele E-pos

Hier is die algemene riglyne van ‘n professionele e-pos rakende struktuur:

  1. Onderwerpreël
  2. Groet
  3. Liggaam
  4. Aanhegsels
  5. E-pos Handtekening

1. Onderwerpreël

Die onderwerpreël is die eerste ding wat die ontvanger van die e-pos sal sien. Dit wys wat die inhoud van die e-pos gaan behels.

Hou jou onderwerpreël kort en boeiend. Jy wil die ontvanger op ‘n duidelike en bondige manier vertel wat die onderwerp van die e-pos is sodat hulle dit verder wil lees.

2. Groet

Dit is algemene etiket om die ontvanger te groet.  Met ‘n professionele e-pos is dit goed om dit aan die spesifieke persoon te rig as jy hulle inligting het. Adresseer hulle op hul formele titel.

Jy kan ook ‘n webwerf soos LinkedIn gebruik om u te help om meer besonderhede te kry indien nodig. Kyk ook na die maatskappy se webwerf.

3. Liggaam

As u professionele e-posse skryf, moet jy ‘n paar kort en bondige paragrawe skryf volgens hierdie algemene patroon:

  • Inleiding: Hierdie paragraaf word gewoonlik gebruik om jouself voor te stel. Noem jou volle name en beroep (indien van toepassing).
  • Relevante paragrawe: Nou kan jy ‘n paar paragrawe skryf om te verduidelik waarom jy hierdie e-pos skryf en wat jy van die ontvanger verwag.
  • Gevolgtrekking: Sluit die e-pos af met ‘Vriendelike groete’ of ‘Dankie vir u oorweging’ en dan jou naam.

Maak seker dat jy die inhoud deurgaan om te kyk of daar spelfoute is en of dit al die nodige inligting bevat.

4. Aanhegsels

Indien dit van toepassing is, kan jy dokumente aanheg aan jou e-pos. Voorbeelde sluit in: 

  • CV
  • Aansoekvorm
  • Lyste
  • Toepaslike lêers en dokumente

5. E-pos Handtekening

Jy kan maklik ‘n e-pos handtekening skep as jy nog nie een het nie. Dit is ‘n baie professionele toevoeging tot jou e-pos.

Jy moet jou volle name, e-posadres en telefoonnommer insluit. Die doel hiervan is om dit maklik te maak vir die ontvanger om met jou in kontak te kom.

Besoek ons Matriek Kollege nuusblad vir die nuutste inligting rakende studies.

Outeur: Karla Nortier